Privatlivspolitik
Version 2019-10-08
1. Introduktion
Denne privatlivspolitik ("Politik") beskriver, hvordan Matsmart i Scandinavia AB, org. Nr. 556901-6354 og Matsmart in Scandinavia ApS, selskabsnr. 40800506, ("vi", "vores" og "os") henholdsvis med adresser Östgötagatan 12, 5tr, 116 25 Stockholm, Sverige, og c/o Azets Insight A/S, Lyskær 3, 2730 Herlev, Danmark, behandler personoplysninger. Vi er fælles dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger.
Vi beskytter dit privatliv og er sikre på, at du vil føle dig sikker med vores behandling af dine personoplysninger. I denne Politik har vi derfor samlet oplysninger om, hvordan vi behandler de personoplysninger, som du har givet os i forbindelse med din brug af vores tjenester og de personoplysninger, som vi ellers har adgang til. Når du som kunde har brugt vores tjenester i Danmark er vi dataansvarlige for dine personoplysninger. Dette betyder, at vi har en forpligtelse til at sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med denne Politik og den til enhver tid gældende lovgivning om behandling af personoplysninger.
Politikken angiver, hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler, til hvilket formål vi behandler oplysningerne og hvilket retsgrundlag vi støtter behandlingen på. Vi informerer også om, hvorfra vi har fået oplysningerne, hvem der kan få adgang til at behandle dem, principperne for behandlingen, hvilke tredjeparter vi måtte dele personoplysninger med, hvor dine personoplysninger behandles og dine rettigheder i form af ret til indsigt, berigtigelse og sletning osv. Vi beder dig om nøje at læse Politikken og gøre dig bekendt med indholdet, eftersom den finder anvendelse i forbindelse med al vores behandling af personoplysninger.
Det er relevant for dig at huske, at denne Politik kun gælder vores hjemmeside, hvilket betyder, at når vi linker fra vores hjemmeside til en anden hjemmeside, vil du være underlagt den anden hjemmesides privatlivspolitik. Dette betyder, at vi ikke tager ansvar for andre hjemmesiders behandling af dine personoplysninger.
Fra tid til anden er vi muligvis nødt til at opdatere eller ændre Politikken. I så fald informerer vi dig, og beder dig om at notere de foretagne ændringer. Den seneste version af Politikken kan altid findes på vores hjemmeside.
Vi håber, at Politikken besvarer dine spørgsmål vedrørende vores behandling og beskyttelse af dine personoplysninger. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte os på ovenstående adresser eller via databeskyttelse@motatos.dk.
2. Hvordan behandler vi dine personoplysninger
Dette afsnit beskriver, hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler, til hvilke formål vi behandler dem, hvilke processer der udføres, det retsgrundlag vi støtter behandlingen på samt opbevaringsperioden for oplysningerne.
2.1 Hvor indsamler vi personoplysninger?
Vi behandler personoplysninger, som du giver os, når du f.eks. opretter en brugerkonto hos os, køber varer via vores hjemmeside, kontakter vores kundeserviceafdeling eller tilmelder dig vores nyhedsbrev.
Vi behandler også personoplysninger, som vi indsamler fra vores betalingstjenesteudbyder (en såkaldt tredjepart), når du foretager et køb hos os, personoplysninger vi indhenter fra offentlige registre og personoplysninger som genereres, når du anvender vores tjenester online, såsom din IP-adresse og browserindstillinger m.m.
2.2 Hvilke personoplysninger behandler vi og hvorfor?
A. For at administrere brugerkonti
Formål
- For at være i stand til at oprette og administrere brugerkonti, inklusive at give tilladelse til at logge på din brugerkonto tilbyde dig funktioner, som gør det lettere for dig at bruge vores tjenester (herunder at placere ordrer og købe varer), samt for at vise din ordrehistorik.
Udførte behandlinger
- Indsamling og opbevaring af personoplysninger i vores forretningssystemer, backup-systemer og andre online opbevaringsområder.
Kategorier af personoplysninger
- Brugernavn.
- E-mailadresse.
- Kundetype (privat person / virksomhed).
- Hvis relevant, navn, telefonnummer og land.
- Adgangskode.
- Oprettelsesdato for brugerkonto.
- Ordreinformation, f.eks. information om bestilte produkter (denne information er også behandlet, når du bestiller en ordre uden at være logged ind på din brugerkonto).
- Betalings-, købs-, og ordrehistorik.
Retsgrundlag: For aktive kunder: Behandlingen er nødvendig for gennemførelsen af kontrakter om køb af varer fra os.
For inaktive kunder: Interesseafvejning. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at administrere brugerkonti og levere vores tjenester.
Opbevaringstid: Tre (3) år fra oprettelsen af en brugerkonto eller dit sidste køb, hvorefter din brugerkonto slettes, og dine data er ikke identificeret eller slettet. Hvis din brugerkonto afsluttes på eget initiativ, bliver dine oplysninger anonymiseret eller slettet inden tredive (30) dage efter anmodningen.
B. For at håndtere ordrer / indkøb osv.
Formål
- For at håndtere dine ordrer/køb (herunder afsendelse af ordrebekræftelser, meddelelse af leverancer, levering af dine bestilte/købte varer og administrere kontakt i forbindelse med forsinkede leverancer).
- For at kunne håndtere dine klager, reklamationssager og garantisager vedrørende bestilte/købte vare.
- For at kunne gennemføre fakturering.
- At være i stand til at etablere dine bestilte ordre (gennem ordrenummer eller personnummer).
- At være i stand til at sikre vores driftssikkerhed og vores systemgendannelsesevne.
Udførte behandlinger
- Indsamling og opbevaring af personoplysninger i vores forretningssystemer, backup-systemer og andre online opbevaringsområder.
- Afsendelse af ordrebekræftelser, leveringsmeddelelse og korrespondance i forbindelse med forsinket levering.
- Overførsel af personoplysninger til speditører og transportselskaber.
Kategorier af personoplysninger
- Navn.
- Brugernavn.
- Kontaktoplysninger (såsom adresse, leveringsadresse, email-adresse, telefonnummer og kode til port).
- Ordrenummer.
- Ordreoplysninger, f.eks. information om bestilte varer.
- Kundetype (privatperson/virksomhed).
- Betalings- købs-, og ordrehistorisk.
Retsgrundlag: Behandlingen er nødvendig for gennemførelsen af kontrakt om køb af varer fra os. I andre tilfælde er behandlingen nødvendig for at overholde vores retlige forpligtelser eller for at forfølge vores legitime interesse i at være i stand til at forhindre misbrug af vores, vores leverandørers eller samarbejdspartneres tjenester eller forhindre, forebygge og efterforske forbrydelser, eller for, at vi på anden måde er i stand til at beskytte retlige interesser.
Opbevaringstid: Vi lagrer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for, at vi kan opfylde vores aftale med dig, dog ikke længere end tre (3) år fra dit seneste køb. Nogle oplysninger opbevares dog i op til fem (5) år fra udløbet af regnskabsåret hvor vi er retligt forpligtede til at opbevare disse oplysninger i henhold til fx bogføringslovgivningen.
C. For at håndtere kundeservice m.m.
Formål
- For at kunne kommunikere med dig, og besvare de spørgsmål du stiller os via e-mail, telefon, vores chatfunktion eller på Facebook.
- For at være i stand til at sikre din identitet.
- For at forhindre misbrug af vores, vores leverandører eller partnernes tjenester eller forebygge, forhindre og undersøge forbrydelser.
- At være i stand til at etablere dine bestilte ordrer (gennem ordrenummer eller personnummer).
- For at håndtere dine klager, reklamationssager og garantisager vedrørende bestilte / købte varer.
Udførte behandlinger
- Indsamling og opbevaring af personoplysninger i vores forretningssystemer, backup-systemer og andre online opbevaringsområder.
Kategorier af personoplysninger
- Navn.
- Brugernavn og adgangskode (fx for support ved log-in problemer)
- Kontaktoplysninger (såsom adresse, email-adresse og telefonnummer).
- Ordrenummer.
- Ordrehistorik, fx information om tidligere bestilte varer.
- Kundetype (privatperson/virksomhed).
- Fotografier, som du har sendt til kundeservice.
- Din korrespondance med os.
- Helbredsoplysninger, når du overlader det til os, og det er nødvendigt for at håndtere din kundeservicesag. Det kan f.eks. vedrøre oplysninger om allergiske reaktioner og/eller helbredstilstand. Vi anmoder dig aldrig om helbredsoplysninger men behandler sådanne oplysninger alene hvis du på eget initiativ har givet os oplysningerne.
Retsgrundlag: Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at hjælpe dig, hvis du har spørgsmål eller klager over købte varer eller har problemer med brugen af vores tjenester. I andre tilfælde er behandlingen nødvendig for at forfølge vores legitime interesse i at være i stand til at forhindre misbrug af vores, vores leverandørers eller samarbejdspartneres tjenester eller forhindre, forebygge og efterforske forbrydelser, eller for, at vi på anden måde er i stand til at beskytte retlige interesser.
Opbevaringstid: Vi gemmer kun dine personoplysninger, så længe de er nødvendige for at håndtere din henvendelse til vores kundeservice, dog højst (1) år fra afslutningen af din sag. Hvis oplysningerne er nødvendige for at håndtere dine klager, reklamations- eller garantisager angående bestilte/købte varer kan oplysninger gemmes i længere tid, dog højst tre (3) år fra tidspunktet for det indkøb som oplysningerne vedrører.
D. For at markedsføre vores produkter og tjenester osv.
Formål
- For at kunne sende direkte markedsføring (såsom nyhedsbrev) via post, e-mail, sms, sociale medier eller andre lignende elektroniske kommunikationskanaler.
- For at kunne gennemføre målrettede markedsføringskampagner (såsom personlige tilbud, fordele eller gaver).
- For at kunne analysere dine købevaner med det formål at forsyne dig med relevant information og markedsføring.
Udførte behandlinger
- Indsamling og opbevaring af personoplysninger i vores virksomhedssystemer, backup-systemer og andre online opbevaringsområder.
- Overførsel af oplysninger til tredjepartsleverandører for bl.a. direkte markedsføringsforsendelser og målrettede markedsføringskampagner.
Kategorier af personoplysninger
- Navn
- Adresse
- E-mailadresse
- Mobilnummer
- Køn
- Fødselsdato
- Køb- og ordrehistorik
- Søgehistorik
Retsgrundlag
Interesseafvejning. Vores berettigede interesse i at kunne markedsføre vores produkter og tjenester samt gennemføre kundeundersøgelser.
Direkte henvendelser til dig med henblik på markedsføring er baseret på dit samtykke eller, hvis du har foretaget et køb og ikke frabedt dig direkte markedsføring via e-mail fra Matsmart in Scandinavia ApS, baseret på dette selskabs legitime interesser. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke eller gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til formål for direkte markedsføring. Se mere om dine rettigheder i afsnit 6.
Opbevaringstid
- For aktive kunder: vi behandler dine personoplysninger til markedsføringsformål så længe som kundeforholdet består eller indtil du gør indsigelse mod behandlingen, dog længst et (1) år efter dit seneste indkøb.
- For personer som modtager nyhedsbreve/markedsforsendelser fra os: vi behandler dine personoplysninger til direkte markedsføring indtil du anmoder om, at markedsføringen skal ophøre eller trækker dit samtykke tilbage.
Baseret på de oplysninger vi indsamler om dig og dine køb samt andre kunder med lignende købsadfærd foretager vi en analyse på individniveau. Analysen kommer til at lægge til grund for de målrettede tilbud, eksempelvis i særskilte produktkategorier, som du kan få. Forskellige kunder kan derfor få forskellige fordele og tilbud, for eksempel kan du, som handler produkter med økologisk mærkning, få ekstra tilbud på økologiske produkter.
Bemærk, at du som kunde altid har ret til at modsætte dig, at dine oplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring. For mere information om dine rettigheder, se afsnit 2.3. nedenfor.
E. For at evaluere, udvikle og forbedre vores tjenester osv.
Formål
- For at kunne evaluere anvendelsen af, udvikle og forbedre vores tjenester samt vores hjemmeside.
- For at kunne gennemføre kundeundersøgelser.
Udførte behandlinger
- Analyser i samlet form af den tekniske information som leveres ved besøg af hjemmesiden angående f.eks., hvordan vores kunder bruger vores hjemmesider og andre digitale kanaler (bl.a. hvilke sider eller del af sider som besøges, hvordan besøgende tilgår og forlader tjenesten samt hvilke søgninger, som de besøgende har foretaget på vores sider).
- Overførsel af data til tredjepartsleverandører til gennemførelse af kundeundersøgelser.
Kategorier af personoplysninger
- E-mailadresse (for gennemførelse af kundeundersøgelser).
- Teknisk information angående enheder (f.eks. mobil, computer eller tablet) som bruges ved besøg af vores hjemmeside (f.eks. IP-adresse) samt statistik om, hvordan du har interageret med os, dvs. hvordan du har brugt vores hjemmeside.
- Resultat fra kundeundersøgelser inklusive individuelle kunders feedback.
Retsgrundlag: Interesseafvejning. Behandlingen baserer sig på vores legitime interesse i at kunne evaluere anvendelsen af samt forbedre vores tjenester og vores hjemmeside.
Opbevaringstid: Den tekniske information om hvordan besøgende interagerer på vores hjemmeside gemmes højst i halvfems (90) dage fra besøget.
2.3 Direkte markedsføring
Vi behandler dine personoplysninger til direkte markedsføring via elektroniske måder, hvis du tidligere har handlet hos Matsmart in Scandinavia ApS (og ikke har frabedt dig direkte markedsføring via e-mail fra selskabet i forbindelse med gennemførelse af købet) eller hvis du har samtykket til sådan markedsføring. Med direkte markedsføring refereres til alle typer af opsøgende markedsføringsforanstaltninger, f.eks. forsendelser via e-mail og sms. Du har ret til at gratis at gøre indsigelse mod brugen af dine oplysninger til sådanne formål og enhver henvendelse fra os i markedsføringsøjemed indeholder en mulighed for afmelding. Hvis du vælger at afmelde dig fra fortsatte forsendelser, kommer vi til at lave en notering i vores forretningssystemer om at ophøre med at målrette markedsføring til dig.
3. Beskyttelse af dine personoplysninger
Vi har vedtaget en række sikkerhedsforanstaltninger for at sikre at vores behandling af personoplysninger udføres på et sikkert grundlag og for at beskytte de personoplysninger, som vi behandler mod ulovlig adgang, uautoriseret behandling og misbrug. F.eks. er adgangen til de systemer, i hvilke personoplysninger gemmes, begrænset til vores ansatte og tjenesteleverandører, der har brug for adgang til oplysningerne indenfor rammen af deres arbejdsforpligtelser. Disse er også informeret om vigtigheden af, at sikkerheden for personoplysninger opretholdes. Vi overvåger også kontinuerligt vores system for at opdage sårbarheder og for at beskytte dine personoplysninger.
4. Hvem kan vi dele dine personoplysninger med?
For at vi skal kunne tilbyde vores tjenester og fremsende markedsføring, deler vi dine personoplysninger med tredjeparter. For dette gælder følgende:
a) Tjenesteleverandører, som vi bruger i visse dele af virksomheden, inklusive behandlingen af personoplysninger; vi deler personoplysninger med disse leverandører for i væsentlige IT-driftstjenester (såsom datalagring, support, vedligeholdelse og udvikling), kommunikationstjenester samt markedsføringstjenester såsom gennemførelse af kundeundersøgelser og administration af markedsforsendelser.
b) Leverandører og samarbejdspartnere i betalingstjenester, transporttjenester, lagerhåndtering, leveringsplanlægning og leveringsinformationstjenester; vi deler personoplysninger med disse leverandører og samarbejdspartnere for at kunne levere dine bestilte/købte varer men også for at forhindre misbrug af vores, disse leverandørers og samarbejdspartnernes tjenester eller forhindre, forebygge og undersøge forbrydelser.
c) Leverandører af IT-sikkerhed; Vi deler personoplysninger med leverandører af IT-sikkerhed, når dette er nødvendigt ved lov, for at beskytte dig eller vores kunder og samarbejdspartnere eller for at beskytte vores tjenester.
d) Rådgivere og potentielle købere af vores virksomhed; hvis hele eller dele af Matsmarts virksomhed sælges eller integreres med en anden virksomhed kan dine personoplysninger sendes til vores rådgivere samt eventuelle købere og dennes rådgivere.
e) Statslige myndigheder (såsom Politiet, Skattevæsenet og andre myndigheder); Vi deler personoplysninger med myndigheder, hvis det er påkrævet ved lov eller ved mistanke om forbrydelse.
De fleste af de tredjeparter, som vi deler personoplysninger med som beskrevet ovenfor, udgør i forhold til os såkaldte databehandlere. Disse behandler de overførte oplysninger på vores vegne og i overensstemmelse med vores udtrykkelige instruktioner. Vi overfører dine personoplysninger til sådanne databehandlere til formål, som er forenelige med de formål, for hvilke vi har indsamlet oplysningerne, og vi sikrer gennem skriftlig aftale med databehandlerne, at de forpligter sig til at følge vores sikkerhedskrav og begrænsninger samt krav angående international overførsel af personoplysninger.
Myndigheder, og i visse tilfælde også virksomheder, som vi overfører personoplysninger til, som beskrevet ovenfor, kan være selvstændige dataansvarlige for de overførte oplysninger. Når dine personoplysninger overføres til nogen som er selvstændig dataansvarlig, kan vi ikke kontrollere, hvordan oplysningerne behandles, da ansvaret for dette tilfalder den myndighed eller virksomhed, som overførslen er sket til, hvilket blandt andet betyder, at den pågældende myndighed eller virksomhed er forpligtet til at informere dig om behandlingen af dine personoplysninger og at sikre, at behandlingen er lovlig.
5. Hvor vi behandler dine personoplysninger
Vi har som mål altid at behandle dine personoplysninger i EU/EØS, hvor alle vores egne IT-systemer findes. Det kan dog forekomme at dine personoplysninger deles med databehandlere, som enten selv eller gennem underleverandører er etablerede eller gemmer information i et land udenfor EU/EØS. I så fald vil vi tage alle rimelige juridiske, organisatoriske og tekniske foranstaltninger, der kræves, for at sikre at beskyttelsesniveauet for behandlingen modsvarer den i EU/EØS. Dette vil ske enten ved en beslutning fra Europa-Kommissionen om, at det pågældende land sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller at stille fornødne garantier såsom standardkontraktbestemmelser eller godkendte adfærdskodekser i vores aftaler med sådanne databehandlere.
Du kan læse mere om hvilke tredjelande EU-Kommissionen har vurderet sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau på https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_da.
6. Dine rettigheder som registreret
I dette afsnit beskrives hvilke rettigheder du har som registreret. Du kan altid gøre disse rettigheder gældende ved at kontakte databeskyttelse@motatos.dk.
6.1 Retten til indsigt
Hvis du vil have indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, kan du anmode om at få indsigt i oplysningerne. Informationen sendes herefter i form af et registeruddrag med angivelse af, hvilke personoplysninger vi behandler, til hvilke formål vi behandler dem, hvor oplysningerne er indhentet fra, hvilke tredjeparter som oplysningerne er overført til samt hvor længe oplysninger opbevares. Hvis din anmodning fremsendes i elektronisk form, bliver informationerne leveret i et elektronisk format, som er alment anvendt, hvis du ikke anmoder om noget andet.
6.2 Retten til berigtigelse
Du har ret til at få fejlagtige data om dig slettet uden unødig forsinkelse. Du har også ret til at udfylde ufuldstændige data.
6.3 Retten til sletning
Du har ret til at få dine personoplysninger slettet uden unødig forsinkelse, hvis én af følgende indtræffer: a) Personoplysningerne ikke længere er nødvendige for de formål, for hvilke de blev indsamlet eller på andet måde behandles;
b) Du tilbagetrækker dit samtykke til behandling, som baserer sig på samtykke, og der findes ikke noget andet retligt grundlag for behandlingen;
c) Du modsætter dig behandlingen, som baserer sig på en interesseafvejning, og din grund for indvendingen vejer tungere end vores berettigede interesse;
d) Personoplysninger er behandlet på et ulovligt grundlag;
e) Personoplysninger skal slettes for, at vi kan opfylde en retlig forpligtelse.
6.4 Retten til begrænsning af behandling
Du har ret til at anmode om, at behandling af dine personoplysninger skal begrænses, hvis en af følgende situationer er gældende:
a) Du bestrider korrektheden af de personoplysninger i en periode, der giver os mulighed for at kontrollere, om oplysningerne er korrekte;
b) Behandlingen er ulovlig, og du modsætter dig, at oplysningerne bliver slettet, og i stedet anmoder du om en begrænsning af deres anvendelse;
c) Vi behøver ikke længere personoplysninger til formålet med behandlingen, men du behøver dem for at kunne etablere, gøre gældende eller forsvare retlige krav;
d) Du har foretaget indsigelse mod en behandling, som baserer sig på en interesseafvejning, og vi kontrollerer, om vores berettigede grunde vejer tungere end dine berettigede grunde.
Hvis behandlingen er blevet begrænset i overensstemmelse med ovenstående punkter, kan sådanne personoplysninger som begrænsningen vedrører, med undtagelse af opbevaring, kun behandles for at etablere, gøre gældende eller forsvare retlige krav eller for at beskytte tredjeparts rettigheder eller grunde, som berører en vigtig almen interesse for EU eller for en EU-medlemsstat.
6.5 Retten til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger for direkte markedsføring
Du har også ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles til direkte markedsføring. Denne ret til indsigelse omfatter også analyse af personoplysninger (såkaldt profilering), som udføres med henblik på direkte markedsføring.
6.6 Retten til dataportabilitet
I de tilfælde vores behandling af personoplysninger foretages automatisk og baserer sig på dit samtykke eller gennemførsel af en aftale med dig, har du ret til at anmode om, at de personoplysninger du har givet til os, der vedrører dig, udleveret til dig, eller direkte overført til en anden dataansvarlig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. En forudsætning for direkte overførsel til en anden dataansvarlig er dog, at overførelsen er teknisk mulig.
6.7 Tiltagetrækning af samtykke
I de tilfælde, hvor vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du altid ret til at trække dit samtykke tilbage. En sådan tilbagetiltrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af behandlingen, som var baseret på dit samtykke før, at dette blev trukket tilbage. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, kommer vi ikke længere til at behandle de personoplysninger, som var baseret på samtykket, medmindre vi af juridiske grunde er forpligtede til fortsat at behandle dem. Skulle det være sådan, at vores juridiske forpligtelser hindrer os fra at slette dine oplysninger, kommer vi i stedet til at markere dem således, at de ikke længere bruges aktivt i vores system.
Du kan når som helst sende en mail til databeskyttelse@motatos.dk for at trække dit samtykke tilbage. Vi reagerer hurtigt på din henvendelse.
6.8 Retten til at indgive en klage
Hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger på en forkert måde, kan du, udover at tage kontakt til os, indsende en klage til den kompetente tilsynsmyndighed i det land, hvor du er bosat.
7. Anvendelsen af cookies
På vores hjemmeside bruger vi såkaldte cookies for at forbedre din hjemmesidesøgning, vores tjenester samt vores hjemmeside. En cookie er en tekstfil, som skrives fra vores web-server og som spores på din browser eller enhed (f.eks. mobil, computer eller tablet). Vi bruger enten cookies for overordnet analytisk information angående din anvendelse af vores hjemmeside eller for at spore funktionelle indstillinger. Du har selv mulighed for at ændre indstillingerne i den webbrowser eller enhed for anvendelsen og udstrækningen af cookies. Et eksempel på en sådan justering er at blokere alle cookies eller at slette cookies, når du lukker din webbrowser.
Læs mere om vores anvendelse af cookies i vores cookiepolitik.